sexta-feira, 18 de abril de 2014

Mala direta - parte 2: imprimindo envelopes


O Blog Valeu Cara já publicou um tutorial que mostrava passo-a-passo todos os macetes para impressão de etiquetas no Writer, usando o recurso de mala direta.

Este tutorial pode ser visto aqui:

http://valeucara.blogspot.com.br/2013/12/mala-direta-parte-1-criando-etiquetas.html

Aquele artigo mostrava com usar uma planilha do Calc para alimentar etiquetas de endereçamento postal. O mesmo método também pode ser usado para criar etiquetas de qualquer outra coisa: preços de produtos, descrição de itens, códigos de controle de patrimônio, etc.

Ao invés de imprimir etiquetas, alternativamente você também poderá imprimir diretamente nos envelopes. Essa sem dúvida é uma opção bastante interessante, pois acrescenta uma aparência mais rebuscada e profissional no visual do envelope. A única desvantagem de imprimir diretamente sob o envelope é que na maioria das impressoras de uso doméstico só é possível imprimi-lo um a um ou com pouquíssima quantidade na bandeja, o que torna o processo mais demorado. Isso pode tornar a tarefa inviável caso haja necessidade de impressão de grandes volumes. Nesse aspecto, as etiquetas ganham a briga. Mas se a quantidade que você precisa imprimir não for tão numerosa, com certeza a impressão direta sob os envelopes é uma opção muito bacana a ser considerada.

Para este artigo, foi usada uma planilha no Calc para armazenar informações cadastrais fictícias como fonte de dados - a mesma planilha que havia sido usada no primeiro artigo sobre mala direta. Você poderá usar qualquer planilha com informações reais daquilo que você precisa. O mais importante é que o arquivo contenha as informações necessárias.

Antes de começarmos, não se esqueça que para uma fonte de dados ficar acessível no Writer, é preciso registrá-la. Se você não sabe o que é isso, leia o artigo "Criando etiquetas de endereçamento".

Há duas formas básicas para se criar envelopes no Writer, que inclusive traz recursos que facilitam bastante na criação desse item: no primeiro modo, o envelope é criado juntamente com uma carta, geralmente como a primeira página (Inserir na caixa de diálogo Envelope); o segundo meio é criar o envelope como um documento independente (Novo doc. na caixa de diálogo). Em cada caso os dados de endereçamento podem ser inseridos manualmente, bastando digitar os dados diretamente no campo de Destinatário. Todavia essas informações também podem ter origem em um catálogo de endereços armazenados numa fonte de dados, como numa planilha do Calc por exemplo.

Note que como estamos falando de mala direta, este artigo considera o uso de uma fonte dados que contenha o catálogo de endereços e, por conveniência, um envelope independente. Então chegou a hora de saber como funciona isso! Vamos iniciar nosso tutorial...



A produção de envelopes envolve basicamente dois passos principais: o ajuste e a impressão. Vejamos abaixo como proceder em cada um desses passos:

Ajustando os envelopes para impressão

1) Na barra de menus, escolha Inserir → Envelope...


2) Irá abrir uma caixa de diálogo contendo três abas: Envelope, Formato e Impressora. Selecione primeiramente a aba Formato, conforme pode ser visto na figura acima. Ali você deverá selecionar o formato correto de envelope para uso. No Brasil usa-se muito o formato DL, que é o modelo ideal para uma folha A4, com duas dobras paralelas em forma de "Z" ou em forma de "C". Este envelope é amplamente usado em correspondências enviadas por empresas e é o formato mais adequado para qualquer tipo de carta impressa, já que esteticamente acomoda o papel de um jeito mais bacana e formal. Para cartas manuscritas, àquelas escritas em folhas pautadas de cadernos escolares, costuma-se usar o envelope de modelo C6 - o que não vem ao nosso caso. No Writer você pode organizar o visual do envelope para atender ao seu gosto e necessidades, juntamente com os atributos de parágrafo e de caractere a serem usados nas áreas do Remetente e Destinatário. Estes atributos são acessados usando os botões Editar à direita da caixa de diálogo, ao lado da palavra Formato.


Nota: Para este tutorial usarei o envelope modelo DL. Entretanto, se você utilizará outro formato e se a lista de formatos de envelope na seção Tamanho, na caixa de diálogo, não inclui o tamanho que você pretende usar, selecione a opção Definido pelo usuário (na parte inferior da lista) e especifique as dimensões corretas do envelope, usando as caixas Largura e Altura.


Dica: Nessa etapa ainda não é possível variar as dimensões dos quadros que conterão as informações do Remetente e Destinatário, mas uma vez que o envelope tenha sido criado isso se torna possível e você poderá fazer alguns ajustes finais.


3) O próximo passo é selecionar a aba Impressora.


Na aba Impressora (figura acima) você deverá escolher a impressora que pretende usar e seu modo de impressão. Um dos detalhes mais importantes a serem configurados nessa aba é a definição de como funciona a bandeja de entrada do envelope, ou seja, como é feita a orientação e o deslocamento do envelope na bandeja de alimentação da impressora. Infelizmente aqui não tem como passar qualquer instrução, pois cada impressora trabalha de uma forma. Alguns modelos de impressoras trazem, nas proximidades da bandeja, figuras indicativas e sinalizações de como inserir envelope. A dica óbvia é observar o posicionamento da bandeja de entrada com os respectivos desenhos que aparecem na configuração de orientação na janela acima. Na maioria das impressoras o envelope entra na posição vertical, dessa forma a configuração correta será um dos três últimos. Talvez seja necessário testar alguns envelopes em posições diferentes e imprimi-los um a um com algum endereço de rascunho para ver o que acontece. Possivelmente alguns sairão com a impressão de cabeça para baixo, com a impressão girada ou fora dos limites das margens, até que se consiga encontrar a maneira correta para imprimir.

4) Selecione a aba Envelope



Escolhendo endereços e enviando informações para os envelopes

5) Verifique, adicione ou edite as informações nas caixas Destinatário e Remetente (lembre-se que Remetente é a pessoa que remete, àquele que está enviando a carta). Você pode usar as listas suspensas da direita para selecionar o banco de dados e tabela a partir da qual você pode acessar as informações de Destinatário, de forma similar à figura 10 do artigo “Mala direta - parte 1: criando etiquetas de endereçamento”.

Neste tutorial, por exemplo, foi usado um arquivo chamado "Cadastro" como fonte de dados. O arquivo "Cadastro" é uma planilha do Calc criada especialmente para esta série de tutoriais sobre mala direta e contém várias linhas de informações fictícias, incluindo colunas com dados de endereçamento também fictícios, que estão na planilha "Plan1". A caixa com o campo do banco de dados é o cabeçalho da coluna usada no Calc para armazenar cada informação e o Writer puxará essas informações para imprimir os envelopes.

O texto para a impressão do Destinatário no envelope ficou assim

<Cadastro.Plan1.0.Nome>
<Cadastro.Plan1.0.Logradouro> <Cadastro.Plan1.0.Endereço>, <Cadastro.Plan1.0.Num>
<Cadastro.Plan1.0.Bairro>
<Cadastro.Plan1.0.Cidade> - <Cadastro.Plan1.0.Estado>
<Cadastro.Plan1.0.CEP>

6) Estando tudo ok, basta clicar no botão "Novo doc." ou "Inserir" para finalizar. E qual a diferença? Bem o botão "Novo doc." cria o modelo do envelope em um novo documento - mas somente o modelo do envelope. Já o botão Inserir coloca o envelope junto com documento atual como página 1, sendo possível criar uma carta juntamente com o envelope. Minha recomendação é criar o envelope separado de qualquer outro documento. Quando começar a imprimir você cuidará somente de ir abastecendo a impressora de envelopes, sem se preocupar com outra coisa. Por isso, vá no botão "Novo doc.".



Agora sim, se quiser, você pode modificar o posicionamento dos quadros contendo as informações do remetente e destinatário, bem como fazer outras alterações como trocar as fontes, aplicar negrito em linhas do texto do endereçamento ou até adicionar uma logo da sua empresa e outros elementos gráficos ao envelope. Veja o exemplo abaixo:




Dica: Se você frequentemente irá imprimir envelopes a partir de uma mesma fonte de dados e para o mesmo tamanho de envelopes, uma boa dica é que você pode criar um modelo a partir desta configuração recém criada. Com o modelo criado, toda vez que você quiser imprimir novos envelopes, não será necessário formatar tudo novamente. Bastará acionar o modelo e pronto!

Para criar um modelo:

a) Escolha Arquivo → Modelos → Salvar.
b) Na caixa de diálogo Modelos, digite um nome para o modelo e selecione uma categoria na
qual deseja armazenar seu modelo.
c) Clique OK para salvar o modelo.



Mesclando e imprimindo os envelopes

Até aqui trabalhamos com a criação. Agora chegou o momento de mesclar os endereços e começar a imprimir os envelopes. Faça o seguinte:

1)Selecione Arquivo → Imprimir. Uma caixa de mensagem aparece. Clique Sim.



2)A caixa de diálogo Mala direta é exibida. Agora você pode optar por enviar os envelopes diretamente para a impressora, podendo escolher entre imprimir apenas um envelope de um endereço específico ou senão vários; ou ainda todos os endereços gravados no banco de dados. Outra alternativa legal é a saída em arquivo, conforme mostra a configuração abaixo. Nessa opção os envelopes já com os dados preenchidos são gerados num arquivo à parte e que pode ser salvo e impresso posteriormente. Você pode salvar todos os envelopes a serem impressos como um documento único, no qual cada envelope é uma página; ou ainda salvá-los como documentos individuais, com cada envelope formando um arquivo separado.



3) Se você precisar, filtros podem ser ativados para determinar quais grupos de envelopes você deseja imprimir e a ordem de impressão. É possível utilizar até três critérios de classificação distintos e funcionando de forma paralela. Por exemplo: você pode selecionar para impressão somente os envelopes de um determinado bairro de uma cidade. Dentro dessa alternativa, você ainda pode informar ao Writer que deseja que os envelopes sejam impressos em ordem alfabética pelo nome do Destinatário. Se não quiser nada disso, apenas deixe tudo conforme estiver.

Os filtros poderão ser configurados no conjunto de botões que são mostrados na imagem abaixo. Você testar sem medo as diversas opções de filtros se desejar. Depois de aplicar os filtros, se quiser removê-los, basta clicar no último botão à direita que aparece na imagem abaixo. Observe na imagem, que o botão de remover os filtros aparece opaco (o último botão da direita). Isso acontece quando nenhum filtro está ativo.


Após todos os ajustes, veja como ficaria o envelope impresso:


E então? Gostou? Já usou o recurso de mala direta alguma vez? Tem alguma dica ou um macete? Participe deixando seu comentário.


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